Comment rédiger un mail de départ à un client ?
Lorsque vous quittez une entreprise, il est important de prévenir vos clients de votre départ. Cela leur permettra de prendre les dispositions nécessaires pour la suite de leur collaboration avec l'entreprise. Voici quelques éléments clés à prendre en compte pour écrire un mail de départ professionnel à un client.
Choisir le bon moment pour envoyer le mail
Le timing est important lorsqu'il s'agit d'envoyer un mail de départ à un client. Vous ne voulez pas envoyer le message trop tard, mais vous ne voulez pas non plus l'envoyer trop tôt. Il est recommandé d'envoyer le message environ deux semaines avant votre départ effectif. Cela laisse assez de temps à vos clients pour se préparer et organiser leur collaboration avec votre entreprise.
Soyez professionnel
Lorsque vous écrivez un mail de départ à un client, il est important de rester professionnel. Vous devez éviter toute tendance à trop personnaliser le message. Gardez à l'esprit que vous représentez votre entreprise, alors il est important de garder un ton formel et respectueux.
Informer vos clients de votre départ
Le premier objectif de votre mail de départ à un client est de les informer de votre départ. Vous devez leur dire la date à laquelle vous quitterez l'entreprise et les raisons de votre départ. Il est également important de les remercier pour leur collaboration au fil des ans et de souligner les moments forts de votre collaboration.
Donner des informations sur votre remplaçant
Il est important de dire à vos clients qui va vous remplacer. Si vous avez déjà nommé votre remplaçant, vous pouvez donner ses coordonnées et ses compétences pour faciliter la transition. Si vous n'avez pas encore nommé de remplaçant, vous devez informer vos clients de la situation et leur donner une date à laquelle vous leur fournirez des informations supplémentaires.
Donner des instructions sur la suite de la collaboration
Au-delà de donner des informations sur votre remplaçant, vous devez également donner des instructions sur la manière dont les clients peuvent poursuivre leur collaboration avec l'entreprise après votre départ. Il peut s'agir de coordonnées à suivre ou de changement de procédures. Donnez-leur des instructions claires pour faciliter la transition.
Restez poli et respectueux
Il est important de rester poli et respectueux dans votre mail de départ. Vous pouvez exprimer votre gratitude pour la collaboration des clients, mais vous devez éviter de porter des critiques envers votre entreprise ou vos collègues. Restez positif et aimable pour maintenir une relation de confiance avec vos clients.
Exemples de mails de départ à un client
Pour vous donner une idée concrète de ce à quoi pourrait ressembler un mail de départ à un client, voici deux exemples trouvés en ligne :
Exemple 1
Cher Client,
Je voulais vous informer que je quitte mon poste chez [nom de l'entreprise]. Mon dernier jour sera le [date de départ]. Je tenais à vous remercier pour la collaboration que nous avons eue. Ce fut un plaisir de travailler avec vous et de contribuer à votre succès.
Je suis en train de travailler avec [nom de mon remplaçant] pour faciliter la transition. Il est compétent et sera en mesure de répondre à toutes vos questions. Vous pouvez le joindre par [coordonnées].
Si vous avez des questions ou des préoccupations, n'hésitez pas à me contacter avant mon départ. Je ferai tout mon possible pour répondre à vos demandes.
Je vous remercie encore pour votre confiance et je vous souhaite tout le meilleur pour vos projets futurs.
Cordialement,
[Nom et signature]
Exemple 2
Cher Client,
Je tenais à vous informer que je vais quitter mon poste chez [nom de l'entreprise]. Ce fut une décision difficile, mais je suis heureux de poursuivre de nouvelles opportunités pour faire avancer ma carrière.
Ma dernière journée sera le [date de départ]. Je voulais vous remercier pour votre collaboration au fil des ans. J'ai apprécié notre collaboration, nos échanges et nos réussites ensemble.
Je travaille actuellement avec [nom de mon remplaçant] pour faciliter la transition. Il est expérimenté et compétent et sera en mesure de répondre à toutes vos demandes. Vous pouvez le joindre par [coordonnées].
Je suis à votre disposition si vous avez des questions ou des préoccupations. Je suis fier de l'ensemble des projets auxquels j'ai contribué avec vous et je suis convaincu que vous continuerez de réussir avec l'entreprise.
Meilleures salutations,
[Nom et signature]
Conclusion
Lorsque vous envoyez un mail de départ à un client, il est important de garder un ton professionnel, de donner des informations claires sur votre départ, de fournir des instructions sur la suite de la collaboration et de rester poli et respectueux. Utilisez les exemples ci-dessus pour vous inspirer et personnalisez-les pour votre situation spécifique.
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Cher client,
Je tiens tout d'abord à m'excuser pour le désagrément que cette question a pu causer et vous remercier de votre patience et de votre temps passé à m'aider.
Je comprends que vous souhaitiez résoudre ce problème au plus vite et je souhaite vous donner un service de la meilleure qualité et rapidement.
Je vais examiner votre dossier plus en détail et faire de mon mieux pour trouver une solution qui vous convienne. Une fois cela réglé, je vous contacterai directement pour vous informer de toutes les étapes que nous avons entreprises.
Je souhaite vous remercier à nouveau de votre aide et de votre patience, et veiller à ce que vous obteniez la meilleure solution possible.
Sincèrement,
[Votre nom]
Expérience personnelle: J'ai récemment eu un problème similaire avec un client et après avoir envoyé ce mail, j'ai reçu une réponse très positive. Le client était très heureux que j'ai pris le temps de leur écrire pour les informer que nous allions tout faire pour résoudre le problème. Cela m'a vraiment montré à quel point il est important de prendre le temps de communiquer clairement et courtoisement avec ses clients.