Comment faire un avoir ?

Lorsqu'une erreur est commise sur une facture émise par une entreprise, il est possible de faire un avoir pour annuler une partie ou l'intégralité du chiffre d'affaires de la facture. Cette opération permet de rectifier le montant facturé et d'annuler une prestation ou un produit qui a été facturé par erreur.

Qu'est-ce qu'un avoir ?

Un avoir est un document comptable émis par un vendeur pour annuler une facture incorrecte ou pour rembourser une partie de l'achat. Il est souvent appelé note de crédit et informe le client d'une rectification ou d'une annulation de la facture initiale et/ou du paiement effectué.

Les mentions obligatoires d'un avoir

Un avoir doit comporter certaines mentions obligatoires pour être considéré comme valide :

• La date d'émission et le numéro de l'avoir
• Les coordonnées du client et du fournisseur
• Les références de la facture concernée par l'avoir
• Les motifs de l'avoir
• Le montant de l'avoir et son mode de paiement
• Les conditions générales de vente

Quand faire un avoir ?

Un avoir est généralement émis dans les cas suivants :

• Le client a renvoyé un produit défectueux
• Le client a été facturé pour une prestation ou un produit qui n'a pas été livré
• L'entreprise a facturé un montant erroné
• Le client souhaite annuler une commande déjà facturée
• L'entreprise souhaite faire un geste commercial (remise, rabais...)

Comment faire un avoir ?

Le processus pour faire un avoir dépend de l'outil de facturation utilisé par l'entreprise. Toutefois, il est possible de suivre les étapes suivantes pour émettre un avoir.

Étape 1 : Identifier la facture concernée

Pour faire un avoir, il est nécessaire de connaître le numéro de la facture concernée. Ce numéro doit être inscrit sur l'avoir émis.

Étape 2 : Calculer le montant à rembourser

Une fois la facture identifiée, il est nécessaire de déterminer le montant à rembourser. Si la totalité de la facture doit être annulée, le montant remboursé sera équivalent au montant facturé. Si seulement une partie de la facture doit être annulée, il faudra recalculer le montant à rembourser.

Étape 3 : Rédiger l'avoir

Après avoir déterminé le montant à rembourser, il faut rédiger l'avoir. L'avoir doit comporter les mentions obligatoires mentionnées précédemment.

Étape 4 : Transmettre l'avoir au client

Une fois l'avoir rédigé, il doit être transmis au client. Le client peut ainsi être informé que la facture initiale a été annulée ou qu'une partie de la facture a été remboursée.

Étape 5 : Mettre à jour la comptabilité

Enfin, il est important de mettre à jour la comptabilité de l'entreprise en enregistrant l'avoir et le remboursement effectué.

Utilisation d'un logiciel de comptabilité

L'utilisation d'un logiciel de comptabilité facilite l'émission d'un avoir. Les logiciels de comptabilité paramétrés avec le calcul de la TVA permettent de faire des avoirs. Ils servent également à enregistrer les avoirs et à les intégrer à la comptabilité de l'entreprise.

Conclusion

L'émission d'un avoir est une procédure courante en comptabilité qui permet de corriger une facture et de rembourser une partie ou la totalité d'une prestation ou d'un produit facturé par erreur. Les mentions obligatoires d'un avoir doivent être respectées pour qu'il soit valide. Les étapes pour faire un avoir sont simples et s'appuient sur la connaissance du logiciel de facturation utilisé par l'entreprise. L'utilisation d'un logiciel de comptabilité facilite grandement cette procédure en permettant une gestion plus rapide et plus efficace des avoirs émis.